Intégrer les QMOS, QS, DMOS manuellement au démarrage du projet ?

Importation de vos données dans SIRFULL™ Welding

Les Qualifications de Modes Opératoires de Soudage (QMOS), les Qualifications Soudeurs (QS) et les Descriptif de Modes Opératoires de Soudage (DMOS) sont les données de départ de tout premier utilisateur de SIRFULL™ Welding .

Ces documents contiennent les informations essentielles à la gestion qualité soudage de l’entreprise : domaine de validité, matériaux utilisés, procédés de soudage, qualification des soudeurs, épaisseurs, diamètres, schéma d’assemblage, intensité etc.

De ce fait, ces 3 documents vont devoir être numérisés dans la solution. Par souci de simplification, nous ignorons volontairement dans cet article, les procès-verbaux de Contrôle non destructif, les certificats matières etc., car la logique qui va suivre s’y applique également.

LE PROBLEME, c’est qu’au départ, tous ces documents sont soit : au format papier, PDF, EXCEL, WORD ou bien les 4 à la fois.

Au regard de cette problématique, et avant le démarrage d’un projet SIRFULL™ Welding, TOUS nos clients nous ont alors posé cette question :

PARTIE 1 – Comment puis-je intégrer mes QMOS, QS et DMOS (manuel ou automatique) ?

Remarque préliminaire : Vous pouvez faire appel au service de reprise de données de SIRFULL en option. Néanmoins, vous avez la possibilité de le faire vous-même, via les différentes techniques qui vont être abordées ci-dessous.

La contrainte la plus rédhibitoire de cette phase de numérisation des données de soudage est bien le TEMPS.

S’imaginer recopier manuellement, ligne par ligne, toutes ses QMOS dans l’application semble chronophage et effrayant !

PAS D’INQUIÉTUDE, nous allons vous présenter – VOUS futurs utilisateurs de SIRFULL™ Welding – les options d’importation de vos données de soudage.

Option 1 – L’importation Excel, dite de « masse » (méthode semi-automatique)

SIRFULL™ Welding accueille les importations de fichiers Excel. Magique, me diriez-vous ? Cet argumentaire seul peut vous laissez croire qu’un simple « copier / coller » de vos fichiers Excel dans l’interface logicielle est suffisant pour importer vos données. Or, le copier / coller de fichiers Excel non homogènes dans ce cas n’existe pas (encore).

En effet, que ce soit avec SIRFULL™ Welding ou n’importe quel autre logiciel, vous devez mettre en forme vos fichiers Excel dans un format que la solution de destination connait. On appelle aussi cela du « mappage« . Voilà pourquoi, nous parlons de méthode semi-automatique. Pour schématiser, il est nécessaire de poser les données de vos fichiers Excel dans « d’autres fichiers Excel propre« .

Ainsi, SIRFULL™ Welding vous donne accès aux modèles d’importation compatibles pour vos DMOS, QMOS, QS etc… .

– Avantage : plus rapide que la ressaisie manuelle

– Contrainte : le nombre de champs dans un DMOS ou QMOS est élevé, et par corrélation, le taux d’erreur aussi. En effet, la moindre faute de caractère peut conduire à un échec d’importation. La somme du temps perdu sur des erreurs d’importation peut – dans le pire des cas – être supérieure au temps qui aurait pu être consacré à de l’importation manuelle.

Option 2 – L’importation manuelle « accélérée »

L’importation manuelle consiste à recopier champ par champ vos documents de soudage dans les formulaires de l’application. Attention, la saisie est, dans la majorité des cas, assistée et accélérée par des automatismes.

L’importation manuelle est à considérer, lorsque  :

– peu de documents sont à importer (nous considérons « peu » entre 15-20 documents).

–  de trop nombreuses « dénominations techniques » type nuances, matériaux, métaux d’apport etc., ne sont pas présentes dans les bibliothèques techniques de la solution.

Remarque sur les bibliothèques techniques et normatives : En effet, vous devez savoir que l’application SIRFULL™ Welding  propose nativement une bibliothèque normative et technique très fournie (exemple de références : 500 références de gaz de soudage, 600 nuances, 500 appellations commerciales et normalisées de métaux d’apports etc.). Parfois, ces bibliothèques ne suffisent pas – malgré tout – à couvrir l’ensemble des cas possibles. A fortiori, il est alors nécessaire de référencer au préalable ces dénominations dans les bibliothèques de la solution. Dans ce cas, l’importation manuelle est alors privilégiée ou via la réalisation de plusieurs importations en masse, mais en l’espèce cela revient à consommer la même quantité de temps que l’importation manuelle.

– vous abandonnez l’importation en masse, car trop de temps consacré à corriger des erreurs de caractères.

– vous ne disposez pas de vos documents de soudage sous format EXCEL

Pour résumé : plus vos documents à importer sont complexes, plus l’importation manuelle sera à considérer.

Partie 2 – Combien de temps cela prend d’importer manuellement mes données ?

Avant de poser cette question, vous devez au préalable connaitre « quoi » importer exactement. En réalité, quoi qu’il arrive, vous n’avez pas besoin de « tout » réimporter manuellement dans SIRFULL™ Welding.

En effet, l’application dispose d’un moteur de création de DMOS à partir d’une QMOS de référence. En somme, une véritable machine à gagner du temps !

Voici le principe de fonctionnement :

1. Ressaisir une QMOS ;

2. Désigner cette QMOS comme référence pour des DMOS donnés;

3. SIRFULL™ Welding recopie automatiquement toutes les informations de la QMOS dans votre (vos) nouveau(x) DMOS ;

4. Ajuster les variables (angles, épaisseurs…) nécessaires à vos besoins dans le(s) DMOS nouvellement créé(s).

De ce fait, ressaisir vos QMOS est le seul moment – hormis quelques petites exceptions – où vous faites de l’importation manuelle « pure« .

Par ailleurs, SIRFULL™ Welding propose de nombreux autres outils pour s’affranchir des ressaisies « inutiles« :

– duplicateur de passes,

– duplicateur de DMOS/QMOS/QS,

– schémas d’assemblages et de passes à disposition dans l’application (plus de 500),

– De nombreux algorithmes d’automatisation.

Au final, une QMOS prend en moyenne entre 5 -10 min à ressaisir, parfois moins. Par exemple, 30 documents à importer prendraient moins d’une journée.

Remarques sur les domaines de validité : puisque cette interprétation dépend de votre expertise, nous ne considérons pas l’importation de ces derniers comme de la ressaisie manuelle pure. Néanmoins, SIRFULL travaille actuellement sur la création d’un générateur automatique de domaines de validité pour les QMOS et QS. Ce dernier devrait abattre ce rempart chronophage.

3 – Conclusion

1. L’importation de vos données de soudage peut se faire en masse via EXCEL, mais sous certaines contraintes de format et de « mappage« .
2. La ressaisie manuelle est grandement facilitée via de nombreux automatismes, dont notamment un générateur automatique de DMOS à partir d’une QMOS de référence et autres moyens de saisie automatique (champs liés à des bibliothèques techniques et réglementaires, schémas, métaux…). Elle est recommandée lorsque le ratio effort / temps est inférieur à celui de l’importation en masse vie EXCEL.
3. Si ces 2 options ne vous conviennent pas, SIRFULL propose en option un service de reprise des données à tous ses nouveaux clients.

Pour finir : rappelez-vous que la reprise de vos documents / données de soudage n’aura lieu qu’UNE SEULE FOIS au démarrage de votre projet SIRFULL™ Welding.

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Pour aller plus loin :

SIRFULL™ Welding offre de nombreuses fonctionnalités et usages consacrés à la gestion de l’activité soudage ; nous vous invitons à les découvrir sur notre site.